Регистрация запросов, поступивших через Систему

До регистрации запрос находится в разделе «Входящие» со статусом «На рассмотрении» и это также видит заявитель в «Личном кабинете».

В меню «Входящие» сотрудники видят количество находящихся на рассмотрении запросов, то есть новых.

В списке запросов можно найти запрос по «Дате обращения», по «Заявителю», а также отобрать по «Тематике» и «Состоянию». До регистрации карточка содержит описание и содержание.

Можно создать комментарий для заявителя, который он видит «Личном кабинете», например, достать по электронной почте недостающую информацию. Для этого впишите комментарий и нажмите кнопку «Сохранить».

Если заявитель прикрепил к запросу файлы, то они также будут доступны в карточке для просмотра. При положительном решении рассмотрения необходимо нажать на кнопку «Зарегистрировать».

После регистрации и исполнения во «Входящих» отражается вся история по изменению статусов и правки запросов, а также файлы ответа. Комментарий, сформированный автоматически, поясняющий под каким номером в Системе был зарегистрирован запрос, становится виден заявителю в «Личном кабинете» и приходит в письме по электронной почте.

После нажатия на кнопку «Зарегистрировать» открывается регистрационная карточка запроса в разделе «Учет исполнения запросов».

Необходимо проверить заполнение обязательных полей, например, поле «Тема запроса» может быть привязана к форме запроса и вставится автоматически или ее нужно заполнить вручную. Поле «Содержание» включает все поля из формы запроса, которые не являются общими для всех форм и для них не указано поле сопоставления в карточке запроса.

Для социально-правовых запросов поле «Краткое содержание» должно содержать только ФИО человека, на которого запрашивается справка, так как по этому полю происходит автоматическая проверка на повторы.

Если после проверки выясняется, что на данного человека уже поступал запрос, то появится окошко с предупреждением об этом.

После просмотра карточек запросов из списка можно создать дубль-запрос, например, если человек повторно обратился с тем же вопросом. Для этого внизу карточки нужно нажать на кнопку «Дубль-запрос» и создастся копия запроса но с новым номером.

Для тематических запросов поле «Краткое содержание» может содержать любую информацию, поясняющую суть запроса.

Информация о заявителе переносится из соответствующих полей формы запроса, при этом «Статус заявителя» будет «Физическое лицо». В поле «Примечание» будет выведена информация о том, какой номер был присвоен запросу в «Личном кабинете», потому что в модуле Системы у него будет другой регистрационный номер. Также в этом поле будет информация о том, какой способ получения ответа заявитель указал в форме запроса.

В следующем блоке полей карточки можно указать является ли запрос «Срочным» (в списке запросов будет выделен желтым цветом), поставлен ли он на «Контроль» (в списке запросов шрифт будет жирным) и является ли данный запрос «Платным».

Платность (поставить по умолчанию) запроса можно регулировать в настройках «Видов запросов», при этом социально –правовые запросы всегда будут бесплатными, а в тематических бесплатными будут запросы от со «Статусом заявителя»- «Органы власти».

При регистрации поле «Зарегистрировал» заполняется автоматически на авторизованного пользователя. В поле «Подразделение» необходимо выбрать какое подразделение (отдел) будет заниматься исполнением, после чего в поле «Исполнитель» будут выведены только сотрудники выбранного подразделения.

Для того, чтобы ограничение произошло необходимо выполнить 2 условия: у сотрудника должна быть назначена Роль для работы с запросами и в карточке сотрудника указано в каком подразделении (из структуры) он работает (подробнее Архивное учреждение).

«Срок исполнения» формируется исходя из настроек «Видов запросов», но его можно изменить в случае срочности запроса.

Кнопка «Сохранить» сохраняет внесенные в карточку изменения, но не закрывает его, кнопка «Закрыть» закрывает карточку без сохранения изменений. После нажатия на кнопку «Анкета», сведения из запроса будут вставлены в Анкету, шаблон для которой создается в разделе настроек шаблонов (подробнее Создание шаблонов ответов и анкеты), кнопка «Дубль-запрос» создает копию запроса.

Для окончания регистрации необходимо «Сохранить» карточку и «Закрыть». После регистрации запрос отображается в общем списке запросов.

В данном списке можно переключаться между видами запросов (с помощью вкладок), проводить сортировку (при щелчке по названию столбца), поиск по столбцам и выборку по результатам исполнения. Состав полей таблицы определяется настройками (см. Настройка представления полей в главной таблице списка запросов).

В верхней части окна имеются дополнительные поля для выбора по конкретным значениям полей, поиск по исходящему номеру запроса от организации и отбор записей за определенный год.

Значения фильтров сохраняются при переходе между вкладками. Для сброса всех фильтров и возврата в полный список запросов служит кнопка «Сбросить фильтр».

Кнопки в верхней части страницы соответственно позволяют создать новый запрос, выбрать отчет и сформировать данные таблицы (списка запросов) для печати.

Для печати выводятся все данные, видимые в текущий момент в таблице, например, после проведенного поиска или отбора.

Таким образом, можно создать распечатанный журнал запросов за определенный период времени.